COLUMN
コラム

  • 安心安全な病院運営!カルテ保存期間と管理方法を解説

    病院のカルテ、いつまで保管すればいいのでしょうか? 保存期間を間違えると、法令違反による罰則や、医療訴訟で不利になる可能性も。
    今回は、病院におけるカルテの保存期間に関する法律や、その根拠となる法令を分かりやすく解説します。
    紙カルテと電子カルテの違い、電子化の際の注意点、閉院時の対応についてもご紹介します。
    医療機関での書類管理に役立つ情報を提供しますので、ぜひ最後までお読みください。

     

    病院 カルテ 保存期間と法令遵守

     

    診療録の保存期間は5年

     

    診療録(カルテ)の保存期間は、診療が終了した日から5年間です。
    これは医師法第24条と健康保険法第9条に規定されています。
    この期間、カルテは適切に保管する義務があります。
    保存期間を遵守しない場合は、罰則の対象となる可能性があります。

     

    保存期間の起算日と計算方法

     

    保存期間の起算日は、診療が完全に終了した日です。
    治療が継続中の場合は、その終了日を起算日とします。
    具体的な計算方法は、法令に明確に記載されているわけではありませんが、診療報酬請求の根拠となるため、正確な記録と管理が求められます。

     

    医師法と健康保険法の関連規定

     

    医師法第24条では、医師は診療に関する事項を診療録に記載し、5年間保存する義務があると規定しています。
    健康保険法第9条では、療養の給付に関する帳簿や書類を完結日から3年間保存すること、ただし診療録は5年間と定めています。
    これらの法令は、医療の質の確保と適正な医療報酬請求のために存在します。

     

    保存期間を遵守しない場合のリスク

     

    保存期間を遵守しなかった場合、行政処分や罰則の対象となる可能性があります。
    また、医療過誤訴訟が発生した場合、カルテが存在しないことで、医療機関の正当性を主張することが困難になる可能性があります。
    そのため、保存期間の遵守は非常に重要です。

     

    カルテ以外の書類の保存期間

     

    カルテ以外にも、様々な医療書類の保存期間が法令で定められています。
    例えば、処方箋や手術記録、レントゲン写真などは、通常3年間の保存義務があります。
    具体的な書類と保存期間については、厚生労働省の資料などを参照して確認する必要があります。

     

     

    病院におけるカルテの保存方法と電子化

     

    紙カルテの保存方法と課題

     

    紙カルテは、通常、院内に保管されます。
    しかし、保管スペースの確保や、経年劣化、紛失・破損のリスクなどが課題となります。
    大量のカルテを管理する場合は、倉庫への保管や外部業者への委託も検討する必要があります。

     

    電子カルテの保存方法とメリット

     

    電子カルテは、コンピュータシステムに保存されます。
    保管スペースの削減、検索の容易さ、データの共有などがメリットです。
    しかし、システムの障害やデータの改ざん、セキュリティ対策などの課題も考慮する必要があります。

     

    電子カルテ導入時の注意点:電子署名とタイムスタンプ

     

    電子カルテを導入する際には、電子署名とタイムスタンプの利用が重要です。
    電子署名は、記録の作成者を特定し、改ざんを防止するものです。
    タイムスタンプは、記録の作成日時を証明するものです。
    これらにより、電子カルテの法的証拠能力が確保されます。

     

    電子保存の三原則:真正性、見読性、保存性

     

    電子カルテの保存には、「真正性」「見読性」「保存性」の三原則が重要です。
    真正性はデータの改ざん防止、見読性はデータの正確な読み取り、保存性はデータの長期保存を意味します。
    これらの原則を満たすことで、電子カルテの信頼性が確保されます。

     

    紙カルテの電子化手順と留意点

     

    紙カルテを電子化する際には、高解像度でのスキャン、情報の完全なデジタル化、改ざん防止対策などが重要です。
    専門業者に委託することも検討できます。
    電子化後も、一定期間紙カルテを保管しておくことも考慮すべきです。

     

    閉院時のカルテの取扱い:承継の場合と承継しない場合

     

    閉院する場合、カルテの取扱いは承継の有無によって異なります。
    承継する場合は、承継先にカルテを移管します。
    承継しない場合は、閉院後も法定の保存期間中は、閉院した医療機関が保管する必要があります。
    管理者の死亡時についても、適切な対応が必要です。

     

    カルテデータの移行とシステム変更

     

    電子カルテシステムを変更する際には、データの移行が必要です。
    データ移行は、システムの互換性やデータの正確性などを確認する必要があります。
    専門業者に委託することも検討しましょう。

     

     

    まとめ

     

    本記事では、病院におけるカルテの保存期間、保存方法、電子化に関する情報を解説しました。
    診療録の保存期間は診療終了日から5年間で、医師法と健康保険法が根拠となります。
    紙カルテと電子カルテそれぞれのメリット・デメリットを理解し、法令を遵守した適切な保存方法を選択することが重要です。
    電子化にあたっては、電子署名・タイムスタンプの活用、電子保存の三原則の遵守が不可欠です。
    閉院時やシステム変更時の対応についても、事前に計画を立てておくことが必要です。
    本記事が、医療機関における書類管理の改善に役立つことを願っています。

    エニータイムヘルスケアコンサルティングでは、医療機関の経営や運営における様々な課題解決をサポートしております。
    お気軽にお問い合わせください。

一覧へ戻る